Note legali

I.- LETTERA DEL PRESIDENTE DEL CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE

Dalla fondazione di KYMOS, S.L. (“KYMOS GROUP” o “la Società”) nel 2001 da parte di un gruppo di scienziati con vasta esperienza nelle aree della ricerca, dello sviluppo e del controllo qualità dell’industria farmaceutica, è iniziato un percorso entusiasmante che continua ancora oggi, crescendo giorno dopo giorno con nuove persone animate dallo stesso spirito di innovazione e miglioramento dei fondatori, i cui valori e principi etici consistono nell’agire con integrità e nel rispetto delle persone, dell’ambiente e della legislazione vigente.

I cambiamenti legislativi e sociali emersi negli ultimi anni nel nostro contesto ci hanno spinto a promuovere l’attuazione di questo Codice di Condotta nella nostra Società, che è diventato lo strumento normativo di più alto livello nella struttura regolamentare dell’azienda. Questo Codice di Condotta contiene i principi etici che la Società applica in tutti i settori della sua attività e rappresenta il nostro impegno a rispettare le leggi e i valori etici difesi in tali leggi. Questo Codice è destinato a essere uno strumento chiave affinché continuiamo a essere responsabili, integri, rispettosi della legge e dei diritti umani, trasparenti e attenti a qualsiasi pratica sleale.

Far parte di KYMOS GROUP implica il pieno impegno verso i valori di questo Codice di Condotta, che stabilisce principi chiari che devono guidare le azioni del nostro personale.

I soci, gli amministratori e i dipendenti di KYMOS GROUP, così come delle sue filiali, devono aderire a questo Codice di Condotta e assumere volontariamente l’obbligo di adeguare tutte le proprie attività allo spirito delle sue disposizioni.

Inoltre, ai clienti, ai collaboratori e ai fornitori della Società verrà chiesto di accettare di rispettare i principi etici di questo Codice in assenza di un proprio Codice di Condotta che contenga disposizioni equivalenti.

La Società ha adottato misure per garantire il rigoroso rispetto di questo Codice di Condotta e saremo sempre attenti a qualsiasi pratica che possa mettere a rischio l’impegno ad agire in conformità con i principi etici in esso enunciati. Allo stesso modo, chiediamo ai nostri dipendenti che la stessa diligenza, gli stessi valori e lo stesso impegno guidino le loro azioni quotidiane.

A nome mio e del Consiglio di Amministrazione della Società, desidero ringraziare in anticipo per l’impegno di tutte le persone che fanno parte di KYMOS nel rispettare questo Codice di Condotta

Cordiali saluti,

Joan Puig Corcoy

Presidente del Consiglio di Amministrazione

II.- OBIETTIVI E AMBITO DI APPLICAZIONE:

L’obiettivo di questo Codice di Condotta è garantire il rispetto della legge e dei valori della Società, evitando e rifiutando la commissione di qualsiasi reato a beneficio della Società e della società nel suo complesso.

Il suo contenuto non è solo dichiarativo ma vincolante per i soci, l’organo di gestione, la direzione e tutte le persone che fanno parte di KYMOS GROUP e delle sue filiali, e non intende sostituire o rimpiazzare le normative legali vigenti.

I soci e gli amministratori di KYMOS GROUP sono garanti del rispetto degli obblighi di questo Codice di Condotta. Inoltre, i responsabili di ogni area aziendale della Società saranno responsabili di garantire il rispetto e l’applicazione dello stesso nelle rispettive aree di competenza.

All’inizio del rapporto di lavoro con KYMOS GROUP o una delle sue filiali, ogni individuo riceverà una copia del Codice di Condotta, che dovrà leggere per accettarne il contenuto e le regole.

Il Codice di Condotta sarà pubblicato anche sul sito web della Società.

Da tutte le persone che integrano KYMOS GROUP ci si aspetta un comportamento coerente con i principi e i valori del Codice di Condotta. Nel caso in cui qualcuno venga a conoscenza di una violazione dei principi del Codice o della legislazione vigente, potrà segnalarlo utilizzando il Sistema di Informazione Interno che la Società mette a disposizione.

III.- SOCI:

(i) Eserciteranno, in modo informato e responsabile, i propri diritti di voto nelle Assemblee Generali dei Soci e, nel farlo, esigeranno sempre il comportamento etico della Società, ricercando l’efficace applicazione del Codice di Condotta.

(ii) Nomineranno come amministratori persone che soddisfino i requisiti di adeguata preparazione ed esperienza e che svolgano un esercizio professionale, etico e responsabile della loro gestione.

IV.- AMMINISTRATORI E DIRIGENTI:

Nell’esercizio delle loro funzioni di amministrazione, direzione e gestione, devono:

(i) Svolgere un esercizio professionale, etico e responsabile della propria attività seguendo i valori della buona governance societaria e della trasparenza.

(ii) Rispettare e far rispettare il Codice di Condotta e, a tal fine, annunciarlo e diffonderlo stabilendo i meccanismi appropriati per garantirne l’applicazione.

(iii) Informare accuratamente e puntualmente i soci sulla situazione e sulle prospettive della Società.

(iv) Promuovere l’effettiva partecipazione dei soci all’Assemblea Generale, in particolare facilitando l’esercizio dei loro diritti di informazione e di voto.

(v) Rispettare e far rispettare i principi e gli standard contabili generalmente accettati e stabilire i sistemi di controllo interno ed esterno e di gestione dei rischi adeguati alle caratteristiche della Società.

(vi) Tenere i libri e i registri della Società con accuratezza e onestà, in modo da consentire di ottenere informazioni e prendere decisioni in modo consapevole e responsabile.

(vii) Fornire ai revisori della Società tutte le informazioni e le spiegazioni richieste per lo svolgimento del loro lavoro.

V.- RISPETTO DELLA LEGALITÀ VIGENTE E DELLE NORMATIVE DI SETTORE

• KYMOS non accetta alcuna azione che non sia strettamente conforme alla legge, indipendentemente dallo scopo perseguito. Le filiali e i dipendenti di KYMOS devono agire sempre in un quadro di legalità, rispettando rigorosamente e senza eccezioni le normative vigenti.
• La Società rispetterà i più elevati standard di sicurezza ed efficacia e garantirà la qualità e la sicurezza della propria attività commerciale, sempre in conformità con le Norme di Buona Fabbricazione (“GMP”), la Buona Pratica Clinica (“GCP”) e la Buona Pratica di Laboratorio (“GLP”), ove applicabili.

VI.- DIRITTI UNIVERSALI DEGLI INDIVIDUI

• Impegno verso la Dichiarazione Universale dei Diritti Umani:

Tutti i dipendenti, gli amministratori e i dirigenti devono rispettare i principi stabiliti nella Dichiarazione Universale dei Diritti Umani approvata dall’Assemblea Generale delle Nazioni Unite.

VII.- DIRITTI DEL LAVORO. POLITICA DI UGUAGLIANZA. NON DISCRIMINAZIONE. POLITICA DI PREVENZIONE DELLE MOLESTIE SESSUALI.

• La Società sostiene i principi dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro e difende la protezione dei diritti dei lavoratori e il rispetto della dignità umana. Ognuno ha il diritto di svolgere il proprio lavoro liberamente e volontariamente. KYMOS GROUP rifiuta totalmente il lavoro forzato o la coercizione, qualsiasi forma di schiavitù o il lavoro minorile e non stipula contratti con aziende che non rispettano tali obblighi.
• Tutti i suoi membri si impegnano a offrire un trattamento dignitoso a tutte le persone, sia internamente che esternamente, e si impegnano a esigere dai propri clienti e fornitori che le loro azioni siano guidate dagli stessi principi e valori qui elencati.
• KYMOS GROUP rispetta i diritti individuali delle persone e promuove un ambiente di lavoro positivo e inclusivo, esente da qualsiasi tipo di intimidazione e molestia, ed è impegnato a promuovere le pari opportunità in tutti i settori.
• È vietato l’abuso di autorità per esercitare pressioni indebite, minacce o controllo su un collega o un membro del personale. Nei rapporti con i colleghi, i dipendenti devono essere ricettivi, onesti e cortesi gli uni verso gli altri e trattarsi con rispetto.
• Non sarà ammessa alcuna discriminazione nei confronti di una persona a causa della sua età, ideologia, origine nazionale o sociale, posizione economica, religione o credo, appartenenza a un gruppo etnico, razza o nazione, lingua, sesso, orientamento sessuale, situazione familiare, malattia o disabilità.
• La libertà di associazione e il diritto di sciopero saranno rispettati e si vigilerà affinché non si verifichino molestie sul lavoro.
• Sarà evitato qualsiasi atto ostile o umiliante contro chiunque.
• KYMOS GROUP si impegna a fornire un ambiente sicuro per tutti i suoi dipendenti, libero da discriminazioni di ogni tipo e da molestie sul posto di lavoro, comprese le molestie sessuali. KYMOS GROUP applicherà una politica di tolleranza zero per qualsiasi forma di molestia sessuale sul posto di lavoro, tratterà seriamente tutti gli incidenti e indagherà tempestivamente su tutte le accuse di molestie sessuali. A tal fine, l’azienda dispone di una Politica di Prevenzione delle Molestie Sessuali messa a disposizione dei dipendenti.
• Se un dipendente è a conoscenza di qualsiasi comportamento o azione che non rispetti i principi sopra elencati o altri ad essi paragonabili, lo comunicherà immediatamente affinché la Società possa agire ed eradicare questi comportamenti inaccettabili.

VIII.- IGIENE E SICUREZZA SUL LAVORO:

• La sicurezza sul lavoro è una priorità per KYMOS GROUP, che rispetta e osserva in ogni momento le normative vigenti per la prevenzione dei rischi professionali.
• Ai dipendenti è chiesto di rispettare le norme di protezione e sicurezza, garantendo la propria incolumità e richiedendo l’uso dei mezzi di prevenzione ai propri subordinati.
• La Società ha come uno dei suoi obiettivi principali quello di garantire l’igiene, la sicurezza e la salute dei propri dipendenti, specialmente nei propri impianti industriali.

IX.- CONFLITTI DI INTERESSE.

Sussiste un conflitto di interessi quando gli interessi privati di dipendenti, amministratori o dirigenti non sono allineati con quelli della Società, interferiscono con i loro obblighi o li portano ad agire per ragioni diverse dall’adempimento delle responsabilità assegnate alla Società. In ogni decisione, i dipendenti, i dirigenti o gli amministratori sono obbligati ad agire a beneficio della Società e non in risposta a interessi particolari, astenendosi dal compiere qualsiasi operazione o decisione quando si trovano in una situazione di conflitto di interessi.

1. X.- USO DEI BENI AZIENDALI

La Società fornisce ai propri dipendenti i beni necessari per svolgere correttamente le proprie mansioni, ma i dipendenti non devono mai utilizzare tali beni in modo inappropriato o illegittimo per ottenere un vantaggio per sé o per la Società.

Allo stesso modo, i computer e i sistemi informatici devono essere utilizzati esclusivamente per lo svolgimento dell’attività lavorativa, salvo espressa autorizzazione della Società.

XI.- PROTEZIONE DELL’AMBIENTE E SVILUPPO SOSTENIBILE

Per KYMOS GROUP, la responsabilità sociale, la salute e la sicurezza e la protezione dell’ambiente sono priorità di primo ordine. La protezione dell’ambiente e lo sviluppo sostenibile fanno parte dell’impegno di KYMOS GROUP e la Società si impegna a dirigere la propria attività rispettando e proteggendo il contesto ambientale e crescendo in modo sostenibile.

XII.- ORDINE URBANISTICO:

La Società baserà la propria politica urbanistica nel rispetto della legge e dell’ordine urbanistico.

XIII.- CLIENTI, FORNITORI E CONCORRENTI:

(i) Tutti i clienti saranno trattati con lo stesso approccio etico e professionale, indipendentemente dalle dimensioni della loro attività.

(ii) KYMOS GROUP sceglierà i propri fornitori considerando ragioni obiettive in termini di qualità del prodotto o servizio, prezzo, reputazione e prestazioni ambientali e sociali. Tutti i dipendenti della Società si impegneranno a mantenere rapporti cordiali e professionali con i fornitori.

(iii) KYMOS GROUP basa la propria azione sul mercato sui principi della libera concorrenza e delle pari opportunità, promuove la buona fede contrattuale ed esclude l’adozione di accordi illeciti o il compimento di qualsiasi azione volta a ottenere un beneficio, un vantaggio o un profitto sleale o illegittimo nei confronti di clienti, fornitori, concorrenti e altri attori del mercato.

(iv) In relazione ai concorrenti, viene rifiutato qualsiasi accordo che possa limitare la libera concorrenza e le pratiche commerciali che non rispettano il quadro normativo vigente.

(v) I concorrenti non saranno denigrati o descritti in modo ingannevole o sleale, né i loro prodotti o la loro immagine saranno screditati.

XIV.- ATTIVITÀ POLITICHE

La politica della Società è quella di non versare contributi ai partiti politici.

XV.- INFORMAZIONI RISERVATE:

• La divulgazione a terzi di informazioni riservate, segreti commerciali o know-how della Società o dei suoi fornitori o clienti, sia essa intenzionale o accidentale, può influire seriamente sulla competitività di KYMOS GROUP o dei suoi clienti e fornitori e può violare gli accordi di riservatezza firmati con loro.
• È essenziale che tutti i dipendenti di KYMOS GROUP rispettino gli accordi di riservatezza firmati ed esaminino attentamente ogni situazione in cui si intenda diffondere informazioni all’esterno della Società o dei suoi fornitori o clienti. I dipendenti rispetteranno le regole di conservazione e distruzione dei documenti e le norme di sicurezza informatica.
• Non possono mai essere rivelate informazioni sensibili a terzi, specialmente se relative ai clienti, senza consultare la Direzione. D’altra parte, la direzione deve essere informata di qualsiasi violazione della riservatezza.
• Qualsiasi dipendente o collaboratore della Società deve informare preventivamente la Direzione Generale se intende diffondere o divulgare informazioni o dati della Società attraverso la pubblicazione di un articolo, lo svolgimento di un corso didattico o altri mezzi.
• Non possono essere scattate e/o diffuse fotografie dell’interno della Società senza l’espressa approvazione della Direzione.

XVI.- PREVENZIONE DELLA CORRUZIONE:

(i) KYMOS GROUP e i suoi amministratori e dipendenti non useranno mai le proprie relazioni personali o mezzi finanziari per influenzare le decisioni di un pubblico ufficiale o di una società privata.

(ii) KYMOS GROUP basa le proprie relazioni con il settore pubblico e il settore privato, a livello nazionale e internazionale, sui principi di trasparenza e pari opportunità, escludendo qualsiasi azione illecita volta a ottenere un vantaggio su terzi.

(iii) È totalmente vietato offrire o effettuare pagamenti, favori, regali o prerogative, ricompense o gratificazioni in grado di influenzare le decisioni di, tra gli altri, funzionari della Pubblica Amministrazione, professionisti, fornitori, clienti, fondazioni o associazioni di categoria, siano essi società legali o individui, allo scopo di ottenere o mantenere un beneficio e/o assicurarsi un vantaggio ingiustificato.

(iv) I dipendenti sono obbligati a prestare attenzione a possibili situazioni di inadempienza in materia di corruzione, siano esse originate nella Società o nei clienti o fornitori, e a comunicare tali violazioni attraverso il Sistema di Informazione Interno.

(v) I dipendenti non possono esigere o accettare trattamenti di favore o vantaggi da terzi o istituzioni.

(vi) L’accettazione di regali da parte dei dipendenti è consentita solo se hanno un valore economico insignificante, rispondono alle consuete cortesie commerciali e non violano alcuna normativa. Nessun regalo, favore o intrattenimento deve essere offerto o accettato se condiziona o sembra condizionare chi lo riceve. In caso di offerta di un regalo il cui valore superi approssimativamente i 50 euro, deve essere richiesta l’autorizzazione alla Direzione o, se è già stato ricevuto, deve essere comunicato per la relativa decisione.

XVII.- OPERAZIONI FINANZIARIE:

(i) Qualsiasi transazione o operazione effettuata nella Società deve essere correlata al suo oggetto sociale e deve essere debitamente autorizzata, documentata e registrata, e deve esserci una proporzione equilibrata tra l’importo economico pagato e il servizio ricevuto o il prodotto acquistato.

(ii) L’informazione economico-finanziaria – specialmente i Conti Annuali – rifletterà fedelmente la realtà della situazione economica, patrimoniale e legale della Società e garantirà la trasparenza negli affari.

(iii) I dipendenti di KYMOS GROUP non possono accettare pagamenti in contanti.

(iv) I dipendenti e i dirigenti saranno vigili su qualsiasi sospetto di riciclaggio di denaro da parte di un cliente, fornitore o collaboratore della Società e, se si verifica, lo comunicheranno immediatamente attraverso il Sistema di Informazione Interno

XVIII.- INFORMAZIONI PRIVILEGIATE:

• L’uso di informazioni privilegiate della Società o di terzi per qualsiasi tipo di attività è severamente vietato.

XIX.- PROPRIETÀ INTELLETTUALE:

(i) La Società rispetta i diritti di proprietà intellettuale di terzi. Pertanto, non è possibile utilizzare materiali o beni protetti dai diritti di proprietà intellettuale di terzi. Senza la previa autorizzazione scritta del titolare, non è consentita la copia o la riproduzione totale o parziale di beni immateriali di terzi, né la trasformazione o modifica, totale o parziale, l’importazione o la distribuzione di tali beni. In tutti i casi, i diritti di proprietà intellettuale di terzi devono essere rispettati.

(ii) I segreti commerciali della Società e quelli di terzi devono essere protetti.

(iii) Non devono essere installati sulle apparecchiature programmi informatici di cui la Società non possiede la licenza d’uso o la proprietà.

(iv) Nessun dipendente può rivendicare invenzioni o richiedere la registrazione di brevetti, marchi o altri diritti di proprietà intellettuale che abbiano origine direttamente o indirettamente dalle attività svolte dalla Società per se stessa o a beneficio dei suoi clienti.

XX.- SICUREZZA DELLE TECNOLOGIE DELL’INFORMAZIONE:

(i) Le nuove tecnologie non possono essere utilizzate per porre in essere comportamenti contrari all’etica aziendale. La Società garantirà a tutti i livelli il corretto utilizzo della tecnologia dell’informazione.

(ii) La Società dispone di uno standard che regola l’uso delle risorse tecnologiche aziendali da parte dei suoi utenti interni o esterni. Esso descrive gli atti vietati perché rappresentano un rischio per la sicurezza dei sistemi e dei beni informativi dei clienti e di terzi.

(iii) L’uso delle risorse informatiche della Società implica l’accettazione di questi standard.

(iv) Qualsiasi incidente di sicurezza rilevato deve essere segnalato al Responsabile della Sicurezza.

XXI.- DIRITTO ALLA PRIVACY E PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI:

(i) La Società e i suoi dipendenti devono essere sempre consapevoli del principio fondamentale del corretto utilizzo e della protezione dei dati personali di tutti i membri della Società e dei terzi con cui sono in relazione, e devono rispettare la privacy, la riservatezza e la sicurezza delle informazioni personali a cui possono avere accesso in virtù delle loro specifiche funzioni. A tal fine, sia la Società che i dipendenti devono rispettare rigorosamente le normative applicabili in ogni momento in materia di protezione dei dati personali. Nessun dipendente o dirigente può accedere senza autorizzazione ai dati di un file.

(ii) I dati personali possono essere raccolti e conservati solo nella misura e per il tempo necessari ad adempiere a uno scopo legittimo e possono essere utilizzati solo per lo scopo per cui sono stati raccolti. La Società disporrà delle rispettive politiche, dei meccanismi interni e delle autorizzazioni che garantiscano il rispetto delle disposizioni legali vigenti in materia di protezione dei dati personali.

XXII.- POLITICA DI PREVENZIONE E CONTROLLO

(i) KYMOS GROUP dispone di una politica di prevenzione e controllo progettata per prevenire la commissione di reati. Questa politica sarà applicata per prevenire il verificarsi di atti criminali nella Società e garantirà che vi sia un’applicazione reale ed efficace della stessa.

XXIII.- IL SISTEMA DI INFORMAZIONE INTERNO.

(i) In conformità con la Legge 2/2023, del 20 febbraio, che regola la protezione delle persone che segnalano violazioni normative e la lotta alla corruzione, la società ha implementato un Sistema di Informazione Interno per comunicare informazioni su:

– Qualsiasi azione od omissione che possa costituire violazione del diritto dell’Unione Europea.

– Azioni od omissioni che possano costituire un’infrazione penale o amministrativa grave o molto grave. In ogni caso, si intenderanno incluse tutte le infrazioni penali o amministrative gravi o molto gravi che comportino una perdita economica per l’Erario Pubblico e la Previdenza Sociale.

(ii) Tutte le persone che compongono KYMOS GROUP hanno il dovere di comunicare attraverso il Sistema di Informazione Interno qualsiasi azione od omissione di quanto sopra menzionato. Il Sistema di Informazione Interno è accessibile dall’applicazione “Bizneo” e sul sito web di Kymos: www.kymos.com.

(iii) Qualsiasi reclamo presentato a tale scopo sarà gestito attraverso il Sistema di Informazione Interno.

I reclami possono essere inviati anche per posta, indicando sulla busta la natura riservata della comunicazione, all’attenzione del Responsabile del Sistema di Informazione Interno a:

KYMOS GROUP SL

Ronda Can Fatjó 5-D

08290 Cerdanyola del Vallés (Barcellona).

(iv) Il Sistema di Informazione Interno garantisce la riservatezza dell’identità dell’informatore e di ogni terzo menzionato nella comunicazione, e delle azioni intraprese nella gestione e nel trattamento della stessa, nonché la protezione dei dati, impedendo l’accesso a personale non autorizzato. Allo stesso modo, consente la presentazione di comunicazioni in forma scritta o verbale, o entrambe.

(v) Il Sistema di Informazione Interno dispone di una procedura per la gestione delle informazioni ricevute e stabilisce garanzie per la protezione degli informatori.

Le segnalazioni possono essere anonime, sebbene si raccomandi che la persona che effettua la segnalazione si identifichi con la piena garanzia che la riservatezza sia totalmente assicurata.

Tutte le comunicazioni avranno la massima riservatezza e rispetteranno le normative sulla protezione dei dati personali.

(vi) D’altra parte, tutte le comunicazioni esterne che qualsiasi collaboratore, fornitore, cliente o terzo correlato a Kymos Group voglia effettuare in relazione ad azioni od omissioni che possano costituire violazioni devono essere effettuate attraverso l’e-mail abilitata a tale scopo, che è la seguente: ethicalcode@kymos.com

(vii) Infine, se in qualche occasione un dipendente viene accusato in un procedimento giudiziario, deve informare il Responsabile della Conformità di questo fatto e la società valuterà se sia necessario adottare misure di prevenzione o azioni al riguardo nel caso in cui tale accusa sia in conflitto con gli interessi o la reputazione della società.

XXIV.- IL RESPONSABILE DELLA CONFORMITÀ (COMPLIANCE OFFICER).

Il Responsabile della Conformità, in quanto organo incaricato di supervisionare e coordinare con i responsabili di ogni area la politica di sorveglianza e controllo della Società.

XXV.- PROCEDURA SANZIONATORIA:

Il mancato rispetto delle normative vigenti e del Codice di Condotta costituirà un’infrazione la cui graduazione e sanzione saranno effettuate in conformità con le disposizioni delle normative applicabili e dei contratti collettivi applicabili alla Società.

XXVI.- REVISIONE PERIODICA DEL CODICE DI CONDOTTA:

Questo Codice di Condotta sarà rivisto e aggiornato al fine di includere modifiche o miglioramenti ritenuti opportuni per adeguarlo ai cambiamenti legislativi, ai cambiamenti nella struttura della Società o della sua attività o quando vengono identificate aree suscettibili di miglioramento in generale.